Сеть «АураКлиник»:
пять филиалов научились работать как один
Отрасль
Косметология, эстетическая медицина
Размер компании
5 филиалов, 38 сотрудников
Сроки внедрения
5 недель
Регион
Новосибирск, Томск, Барнаул
Исходная ситуация
Что было до нас
«АураКлиник» — сеть из пяти косметологических клиник в Новосибирске, Томске и Барнауле. Собственница открыла первый кабинет в 2017 году, к 2024 выросла в сеть с 38 сотрудниками. Рост был, но каждое новое открытие ощущалось как пытка: невозможно было масштабировать то, что держится на памяти администраторов.
Заявки приходили в пять каналов: WhatsApp на телефон администратора каждого филиала, Instagram Direct, Telegram, форма на сайте и звонки. Единой системы не было. Мы посчитали на выборке из двух недель: 22% заявок терялись. В абсолютных цифрах это примерно 1,7 млн рублей упущенной выручки в месяц по сети.
Повторная запись держалась на том, что хороший администратор помнит постоянных клиенток. Уволился администратор — уходила и база. Так в 2023 году клиника потеряла сразу 140 активных клиенток, когда администратор ушёл к конкурентам и увёл базу в телефоне.
Собственница узнавала о проблемах последней. Простой кабинета выяснялся в конце месяца по отчёту. Жалобы клиенток попадали к ней через знакомых. Планёрки с управляющими филиалов длились по 3 часа, и каждый рассказывал, «как у него».
Что мы сделали
Собрали операционку из пяти блоков
Оставили YClients, который клиент уже любил. Достроили CRM, интеграции, автоматизации и дашборд собственника.
Единая точка входа: все заявки в Битрикс24
Подключили WhatsApp Business, Telegram, Instagram Direct, форму сайта и телефонию Mango Office. Любая заявка попадает в одну воронку, автоматически распределяется по филиалу и администратору.
Автоматические follow-up и напоминания
После первой записи система сама отправляет: подтверждение за день, напоминание за 2 часа, запрос отзыва через 3 дня, предложение повторной процедуры через рекомендованный интервал. Всё в WhatsApp, без ручной работы администратора.
YClients + интеграция с CRM и электронной картой
Расписание специалистов, запись клиентов, история процедур — всё в YClients. Данные автоматически синхронизируются с Битрикс24: продажи видны в общей воронке, а маркетолог видит конверсии по источникам.
Скрипты и стандарты для администраторов
Составили сценарии звонков и сообщений: первичный контакт, возврат клиента, отказ от записи. Администратор видит подсказку прямо в CRM. Новые сотрудники выходят на норму за 3 дня вместо трёх недель.
Дашборд собственника + Telegram-бот
Одна страница: выручка по филиалам, загрузка кабинетов, конверсия по источникам, NPS. Бот шлёт push-уведомления: «просроченная заявка 40 минут», «кабинет 3 в филиале на Кирова простаивает 2 часа».
Результаты
Что получилось в цифрах
Замеры через 3 месяца после запуска системы, по всем пяти филиалам сети.
Потери заявок
Было
22%
Стало
0%
Повторная запись
Было
31%
Стало
58%
Время ответа на заявку
Было
47 минут
Стало
4 минуты
Выручка по сети
Было
14,2 млн/мес
Стало
19,8 млн/мес
Средний чек клиента/год
Было
28 400 ₽
Стало
41 900 ₽
Отмены без предупреждения
Было
9%
Стало
3%
Самое страшное, что я поняла после диагностики: я жила в иллюзии, что у меня всё под контролем. А потом увидела, что каждую пятую заявку мы просто не обрабатываем — и отдаём конкурентам. Сейчас у меня пять филиалов работают как один, и когда я открываю шестой в следующем квартале, я уже знаю, что он встанет на рельсы, а не будет ещё одной головной болью.
Ирина Лапшина
Основатель, сеть клиник «АураКлиник», Новосибирск
Что теперь
Что осталось у клиента после внедрения
Дашборд собственника в Power BI
Выручка по филиалам, загрузка кабинетов, конверсия по источникам, NPS. Всё на одном экране, обновляется автоматически.
Единая воронка в Битрикс24
WhatsApp, Telegram, Instagram, сайт и телефония — всё в одну CRM. Заявка не может пропасть: если администратор не ответил за 10 минут, система поднимает её до управляющего.
Автоматические follow-up в WhatsApp
Подтверждение за день, напоминание за 2 часа, отзыв через 3 дня, повторная процедура через рекомендованный срок. Администратор не делает это руками.
Стандартная база клиенток
Все контакты — в CRM, а не в телефонах администраторов. Уволился сотрудник, база осталась. 140-клиентных потерь больше не повторится.
Telegram-бот с уведомлениями
Собственница получает push: просроченные заявки, простои кабинетов, отзывы ниже 4 звёзд. Решает проблему в тот же день, а не через месяц.
У вас сервисный бизнес? Проверьте, сколько теряете
Если заявки приходят в мессенджеры, follow-up делают вручную, а база клиентов живёт в телефонах — у нас есть что вам показать.