«Аврора»:
новый сайт с онлайн-записью снял недозвоны у администратора
Отрасль
Стоматология
Размер компании
3 клиники, 14 врачей
Сроки внедрения
3 недели
Регион
Нижний Новгород
Исходная ситуация
Что было до нас
«Аврора» : три стоматологические клиники в Нижнем Новгороде, 14 врачей, выручка около 65 млн рублей в год. Собственница Зоя открыла первый филиал в 2016 году, за шесть лет выросла до сети, но последние два года пациенты стали приходить реже, и Зоя не понимала, куда они уходят.
Сайт был сделан на WordPress в 2019 году. На телефоне верстка расползалась, кнопки прыгали, раздел «онлайн-запись» был формой обратной связи, которая падала в общий email. Письма смешивались с рассылками и спамом. Заявок через сайт получалось восемь в неделю : примерно столько же, сколько приходило в первый год работы клиники.
Пациенты, которые не могли записаться с сайта, звонили. В часы пик на трёх телефонах одновременно висели очереди, администратор физически не успевал снимать. Замерили: 12–15 недозвонов в день. Часть пациентов перезванивала позже, часть уходила в соседнюю клинику. В Нижнем Новгороде за последние три года открылись современные сети, которые обгоняли «Аврору» уже на этапе поиска в Яндексе.
Зоя пришла с запросом «нам нужен нормальный сайт». После диагностики стало ясно: нужен не только сайт. Нужна точка входа, где пациент может записаться сам, без звонка, в любое время : и эта запись должна попадать напрямую в медицинскую систему клиники.
Что мы сделали
Собрали точку входа из пяти блоков
Это точечный проект : сайт + запись + бот + аналитика. Не полная операционная система. Первый шаг, который окупается сам и снимает самую очевидную боль.
Новый сайт на Next.js с адаптивной вёрсткой
Переписали сайт с WordPress на Next.js. Мобильная вёрстка теперь работает одинаково на iPhone, Android и десктопе. Страниц стало 11 вместо 4 : отдельные страницы под услуги, врачей и филиалы.
Онлайн-запись с выбором врача и времени
Интегрировали запись напрямую с MIS «ИДЕНТ» : пациент видит расписание в реальном времени, выбирает врача и слот, подтверждает. Администратору ничего не нужно подтверждать вручную, запись сразу попадает в медицинскую систему.
Telegram-бот для администратора
Когда пациент записался на сайте, бот присылает уведомление дежурному администратору. За 24 часа до приёма бот напоминает пациенту, за 2 часа : ещё раз. Недозвоны перестали возникать из-за забытых приёмов.
Аналитика: Яндекс.Метрика с целями
Настроили цели: визит на сайт, открытие формы записи, завершённая онлайн-запись. Собственница видит конверсию сайта каждую неделю, а не «ощущение, что стало лучше».
Обучение двух администраторов
Два полуторачасовых занятия с видеозаписью: как обрабатывать бронирования из онлайн-записи, что делать при отмене, как работать с напоминаниями. Новый администратор выходит на нормальную работу за один день.
Результаты
Что получилось в цифрах
Замеры через 2 месяца после запуска нового сайта, по всем трём филиалам «Авроры».
Заявок с сайта
Было
8 в неделю
Стало
34 в неделю
Онлайн-запись без звонка
Было
0%
Стало
47%
Мобильный трафик
Было
18%
Стало
58%
Недозвонов в день
Было
12–15
Стало
3–4
Страниц сайта
Было
4
Стало
11
Время на запись
Было
3–4 минуты разговора
Стало
40 секунд на сайте
Администраторы успокоились. Раньше вечером на трёх телефонах звенело одновременно, девочки метались, кого-то теряли. Теперь половина пациентов записывается с сайта, пока чистит зубы перед сном. Я утром вижу в Метрике : 7 новых записей пришло ночью, ни одна не потерялась.
Зоя Бурцева
Собственник, сеть стоматологий «Аврора», Нижний Новгород
Что теперь
Что осталось у клиента после внедрения
Новый сайт на Next.js
Адаптивная вёрстка, 11 страниц, быстрый мобильный опыт. Пациент с телефона записывается за 40 секунд вместо звонка и ожидания администратора.
Онлайн-запись в MIS «ИДЕНТ»
Пациент выбирает врача, дату и слот. Запись сразу попадает в медицинскую систему клиники, администратору не нужно подтверждать.
Telegram-бот для администратора
Уведомление о новой онлайн-записи прилетает дежурному за секунды. Напоминания пациенту за 24 часа и за 2 часа до приёма снимают недозвоны.
Яндекс.Метрика с целями
Каждую неделю собственница видит: сколько пришло на сайт, сколько открыло форму, сколько дошло до записи. Управленческое решение опирается на цифры, а не ощущения.
Обученные администраторы
Два администратора прошли обучение, есть видеозапись. Новый сотрудник выходит на норму за один день, не три недели.
Что дальше
Первый шаг сработал : обсуждаем второй
«Аврора» : это точечный проект: сайт, запись, бот, 120 тысяч рублей, 3 недели работы. Через три месяца после запуска мы начали обсуждать с Зоей следующий шаг: CRM, в которой будут жить все обращения; дашборд загрузки врачей по филиалам; работа с первичными пациентами по понятному процессу. Точка входа с сайтом сработала : появился поток, теперь видно, где он упирается в операционку клиники. Это и есть естественный путь: маленький проект окупается, собственник видит эффект, следующий этап становится понятной инвестицией, а не прыжком в неизвестность.
Нужен точечный проект : сайт, бот, запись? Начнём с диагностики
За 7 дней мы посмотрим, где вы теряете клиентов в первую очередь : и предложим минимальный шаг, который окупится сам.